UNIQAs Whistleblower Politik

1. Hensikt

Hos UNIQA ønsker vi å drive et etisk og ansvarlig selskap som overholder gjeldende lover og standarder. Vår varslerlinje og policy tar sikte på å skape et trygt miljø for våre ansatte, forretningspartnere, leverandører og andre forretningspartnere slik at de kan rapportere mistanker om uregelmessigheter og/eller ulovligheter. Vår varslerordning skal gjøre det mulig for våre interessenter å uttrykke sine synspunkter på feiladministrasjon, trakassering og kritikkverdige saker. Det er viktig for oss i UNIQA å sikre og beskytte interessentene som ytrer seg og gir informasjon til varslerordningen vår mot enhver gjengjeldelse. Derfor har vi også gjort det mulig å rapportere anonymt.

Vår varslerordning fungerer som et supplement til vår daglige kommunikasjon. Dermed oppfordrer vi kun våre interessenter til å melde alvorlige brudd til varslerordningen. Andre forhold, inkludert mindre brudd på UNIQAs interne retningslinjer som sykefravær, privat bruk av kontorrekvisita, upassende klær, alkoholforbruk og informasjon om mindre personalrelaterte konflikter meldes ikke til varslerordningen. Det samme gjelder de ansattes egne ansettelsesvilkår, lønn, arbeidsmiljø eller generelle misnøye. Slike opplysninger skal rapporteres til nærmeste leder, tillitsvalgt eller direkte til vår administrerende direktør.

2. Hvilke lovbrudd anmeldes til varslerordningen

Vår varslerordning er utviklet med sikte på å skape en rapporteringsplattform hvor våre interessenter kan rapportere sensitive saker av mer alvorlig karakter. Slike saker, som kan ha negativ innvirkning på UNIQAs omdømme, kan derfor være vanskeligere å rapportere gjennom våre andre kanaler, og kan derfor rapporteres gjennom varslerroting. UNIQAs varslerordning er beregnet på:

• Forhold som er straffbare, inkludert misbruk av selskapets økonomiske midler, svindel, regnskapsmanipulasjon, tyveri, samt grove brudd på vår interne taushetsplikt.
• Brudd på juridiske forpliktelser, samt alvorlige brudd på lover eller UNIQAs interne regelverk.
• Bestikkelser eller korrupsjon i form av donasjoner, gaver, bestikkelser eller interessekonflikter.
• Eksterne og interne trusler mot miljø, sikkerhet og helse.
• Brudd på konkurranselovgivningen som f.eks hemmelige avtaler med konkurrenter, prissetting eller utveksling av prissensitiv informasjon
• Forespørsler om ledelse/styrehandlinger
• Seksuell trakassering, barnearbeid, diskriminering, vold, menneskerettighetsbrudd.

Slike meldinger bør om mulig dokumenteres med relevante dokumenter til varslerordningens kontaktperson.

3. Rapporteringsprosedyre

Meldinger til varslerordningen skal skje via vårt nettskjema. Det er viktig at rapporteringen kun skjer over denne plattformen, da slike rapporter inneholder konfidensiell informasjon og derfor må krypteres. Rapporten kan lages både på dansk og engelsk.

4. Anonymitet og konfidensialitet

Hos UINQA er vi godt klar over at slike rapporter er sensitive og derfor behandles all informasjon konfidensielt og med skjønn. Dersom du ønsker å være anonym under meldingen, er det viktig at du ikke oppgir noen kontaktinformasjon, dvs. navn, telefonnummer, e-postadresse mm. I tillegg bør man ta hensyn til metadata i vedlegg slik at filene ikke avslører avsender. Dersom etterforskningen av anmeldelsen sendes videre til politiet, kan UNIQA bli tvunget til å videreformidle opplysninger som identitet, dersom dette er kunngjort. Ved innsending av melding gjennom varslerordningen må du være oppmerksom på informasjonskapsler og at et besøk på varslerportalen kan logges som en del av normal brukeraktivitetslogging. Dette kan unngås ved å åpne et inkognito-/inPrivate-vindu og rapportere gjennom det. Dersom du ønsker å være 100 % anonym, kan vi ikke kontakte deg i forhold til innhenting av mer informasjon, eller oppdatering om fremdriften i saken.

5. Behandling av informasjon fra rapporter

Informasjonen fra rapportene er tilgjengelig for vår pålitelige representant for varslerordningen, som registrerer rapporten og videresender den til UNIQAs administrerende direktør. Dersom rapporten gjelder UNIQAs administrerende direktør, vil rapporten bli videresendt til et annet medlem av ledelsen.

Ved innsending av melding foretas en første gjennomgang for å vurdere om meldingen faller innenfor rammen av varslerordningen, og om det er hold i opplysningene som er sendt. Dersom den som meldte fra om en sak ikke er anonym, sjekkes det også om han eller hun er omfattet av varslerordningen. Meldinger om forhold som ligger utenfor varslerordningens formål avvises og meldes til den som har gjort meldingen, dersom vedkommende ikke har levert den anonymt.

Dersom det foreligger saklig grunnlag for å behandle meldingen, iverksettes det en videre etterforskning av siktelsen. Alle rapporter vil bli tatt på alvor og behandlet innen 1-3 virkedager. Dersom det er behov for enten juridisk eller annen form for rådgivning, innhentes dette fra eksterne kilder.

Dersom meldingen gjelder en bestemt person, vil han eller hun bli informert og få fremsatt påstandene. Samtidig vil personen bli gjort kjent med hvilke typer opplysninger det er snakk om, samt hvem opplysningene er gitt videre til. Han eller hun vil derved få anledning til å uttale seg i saken, samt ha mulighet til å rette eller legge til opplysninger. I visse tilfeller kan plikten til å informere den som anmeldes utsettes eller om nødvendig utelates helt, for å sikre nødvendig bevis. Det varsles dermed i forhold til følgende punkter:

• At det er mottatt melding om personen
• Det opplyses hvem som behandler den mottatte informasjonen
• Formålet, rettsgrunnlaget og berettiget interesse er angitt
• Dersom opplysningene skal videreformidles til politiet og andre offentlige myndigheter, vil dette bli utlevert
• Tidshorisont for saksbehandling
• Personens rettigheter

6. Rettigheter til den som rapporteres

Den/de anmeldte har følgende rettigheter under saksbehandlingen:

• Innsikt i informasjon mottatt og behandlet
• Rett til å protestere mot anklagene
• Rett til å få begrenset, slettet eller korrigert personopplysninger.

Meldinger levert i god tro vil ikke ha uheldige konsekvenser for den som melder fra. Meldinger som derimot er inngitt i ond tro for å trakassere eller skade en eller flere personer, kan få konsekvenser for melderen.

Varsleren blir ikke automatisk part i en sak når han eller hun melder fra om en varslersak. Det kan imidlertid være tilfeller hvor melder har partsstatus i en sak. Under slike omstendigheter kan det gi opphav til involvering av reporteren.

7. Datalagring

I tilfelle meldingen ikke faller inn under varslerordningen, eller at den er ubegrunnet, vil personopplysninger slettes umiddelbart. Etter at saken er avsluttet eller etterforskning er avsluttet, er personopplysningene ikke lenger nødvendige og slettes. Denne typen informasjon vil kun bli lagret i registrene til de det gjelder dersom det iverksettes disiplinære sanksjoner.

8. Spørsmål og svar

Alle spørsmål om UNIQAs varslerordning skal adresseres skriftlig på e-post til vår CFO:

Morten Strømsholt

Mobil: +45 31 13 76 00

E-post: mst@uniqa.dk

Send en innbygging via skjemaet